La clave del Time Blocking es programarse, es decir, consiste en establecer todo lo que se debe realizar en un día, semana, mes de forma planificada.
Se trata de agendar todo lo que se efectúa en un plazo, incluyendo comidas, rutinas de ejercicios, descanso y actividades laborales.
Quizás muchos no lo recuerden o, probablemente, no se hayan dado cuenta, pero esta práctica se está llevando a cabo desde hace décadas, un ejemplo de ello es el horario escolar en el que se colocan las materias con su cantidad de horas, días y momentos en los que se estudian.
La clave del éxito de muchos emprendedores es manejar su tiempo como su elemento más valioso y resulta ser algo que cualquier persona puede hacer ya que todos disponemos de la misma cantidad de horas al día, sin embargo, no todos lo logran por varias razones; suelen ser distraídos, tienen tendencia a cumplir con muchas tareas en el día sin poder culminarlas, entre otros.
Por esa razón, se ha creado el time blocking; una técnica cuyo punto de partida es dividir el tiempo en bloques para anticiparse a las actividades que deben ser realizadas en 24 horas.
Es una técnica que incluso puede considerarse rudimentaria pero termina siendo tan efectiva como sencilla.
Crear un time blocking no es complicado pero es importante seguir los siguientes consejos:
– Ser Honesto con Uno Mismo.
Evita pretender establecer más tareas de las que estás consciente que puedes cumplir o simplemente no funcionará. Siempre se debe hacer el horario con sinceridad teniendo en cuenta el número de actividades que usualmente FINALIZAS en tu jornada.
– Evitar Falsos Optimismos y ser Realistas.
De igual manera, no es recomendable pensar que el time blocking hará magia con tus capacidades y te dejará completar más actividades que la que puedes hacer. No es bueno iniciar con falsas esperanzas.
– Dedicarse y cumplir.
La dedicación es una pieza fundamental para que el plan actúe, si no te motiva a tí mismo para poder desempeñar cada tarea en el momento en el que la concibas, entonces no valdrá de mucho.
Como el objetivo principal es ganar más tiempo para, consecuentemente, producir más y mejor; lo ideal sería crear un calendario en el que se dividan los días en bloques de media hora y se designe qué se debe ejecutar en cada período de tiempo.
Hay quienes consideran que este método es rígido y los condiciona a vivir bajo un sistema, pero no es así, al final del día, la persona que ha cumplido con sus deberes o al menos con su mayoría, se siente menos ansiosa y tiene mucho más tiempo libre al día siguiente.
El time blocking es para cualquier tipo de personas, en otras palabras, puede ser tan efectivo para una ama de casa que se dedica a las labores del hogar únicamente, como para aquel dueño de negocio que debe administrar una empresa y está en constante movimiento todo el día.
Te preguntarás, ¿cuál es la diferencia de este horario respecto a otro?” y la respuesta está ligada al papel que juegas tu mismo en su creación.
En estos casos, es el individuo quien organiza su propio calendario de acuerdo a sus necesidades personales, por lo que su estructura depende completamente de quien lo realiza.
La proactividad es ese elemento que te brinda la oportunidad de diseñar cómo serán tus días y lo que realizarás en cada uno de ellos de acuerdo a las obligaciones que debes cumplir, por lo tanto, permite que quien lo lleva a cabo, tenga más posibilidades de alcanzar sus objetivos a corto y largo plazo. Es en esto, precisamente, que se centra el time blocking.
Beneficios del Time Blocking:
Implementar el time blocking tiene sus grandes ventajas, algunas de ellas a continuación.
– Hace del trabajo una prioridad.
Uno de los privilegios más representativos del time blocking es que categoriza las tareas de acuerdo a su importancia. Es decir, no se trata de imponer un estilo de vida sino de condicionar a la persona a pensar en aquellas actividades agendadas como las de más relevancia.
– Reduce la carga mental y el estrés.
Para muchos es un poco tedioso el tener que desempeñar muchos quehaceres en el día, especialmente porque la transición entre cada uno suele ser agotadora y genera fatiga. Cuando alguien se distrae en alguna otra ocupación, tarda alrededor de una hora en volver a concentrarse en aquella que dejó a medias, de esta manera, lo que ofrece el time blocking es evitar desperdiciar tiempo.
– Ayuda a trabajar sin distracciones.
Se deben entender las distracciones como factores comunes de la vida moderna, en especial, gracias a las nuevas tecnologías y al mayor alcance que se tiene a ellas. En el caso del time blocking, una de sus metas es ayudar a reducir el impacto que estas puedan tener sobre el ejercicio de alguna tarea.
¿Cómo Realizarlo?
Dar inicio al time blocking o hacer “time block” es más sencillo de lo que parece, solo se deben respetar los siguientes pasos:
1. Determinar los momentos más y menos productivos del día.
Esto es variable según cada persona y representa la base del calendario a elaborar. Es de suma importancia analizar toda la rutina para poder apreciar cuáles son los momentos en los que, usualmente, se está más ocupado o en aquellos en los que hay pendientes obligatorios, como retirar a los niños del colegio, preparar el almuerzo, pasear al perro, entre otros.
2. Organizarlo y programarlo.
Lo que sigue a continuación es enlistar las actividades más importantes a hacer y disponerlas en los bloques de horario ya divididos, los cuales, como se aconseja, deben ser de treinta minutos. En este apartado no se puede olvidar incluir las horas de sueño, comidas y ejercicios.
3. Plasmarlo y analizarlo.
El time blocking puede fallar si las tareas se colocan en bloques de horas inadecuados ya que esto puede afectar tu productividad en alto porcentaje. Por ejemplo, si notaste que tu hora menos productiva es en la tarde, plantearse hacer el trabajo más relevante en este período de tiempo no rendirá frutos.
4. Toma la iniciativa.
De nada sirve crear un horario si no se piensa respetarlo a cabalidad. Por eso es importante estar completamente decidido y darte la motivación necesaria para poder consumar todo aquello que programaste en el calendario.
Para finalizar, si bien cada persona es diferente, eso no quiere decir que el time blocking no sea para todos, porque, para tu sorpresa, sí lo es.
Desde un estudiante de secundaria que desea mejorar sus hábitos de estudio hasta un diseñador profesional que necesita organizar su trabajo para tener más tiempo, pueden usarlo para potenciar sus habilidades y, como se espera, aumentar su nivel de productividad.
También es importante recordar que cada vez que se pretenda poner en marcha alguna actividad, se deben apagar todas las distracciones posibles.
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